Счет фактура как заполнять. Правила заполнения счет фактуры

В ходе осуществления предпринимательской деятельности граждане нашей страны сталкиваются с необходимостью оформления разного рода документов. К обязательным для многих организаций, находящихся на общей системе налогообложения (при которой уплачивается и возмещается налог на добавленную стоимость), относится и счёт-фактура, вызывающий немало вопросов у бизнесменов.

Когда и кем выставляется счёт-фактура

Когда говорят о счёте-фактуре, подразумевают специальный документ, где обязательно указывается информация об услугах, которые оказывает организация, а также о товарах, которые она реализует.

Правила оформления счетов-фактур регулируются на законодательном уровне рядом актов:

• Налоговым кодексом РФ;
• Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость»;
• Постановлением Правительства РФ от 19 августа 2017 г. №981 (регламентирует изменения в оформлении), с документом можно ознакомиться .

Счёт-фактура нужен для подтверждения исходящего НДС при продаже товара, оказании услуг, а также для списания входящего НДС при покупке товара или услуг.

Не секрет, что в цену товара заложен налог на добавленную стоимость (НДС). Покупатель всегда должен его уплачивать. Для юридических и физических лиц существует предоставленная государством возможность получить налоговый вычет по НДС. Эта возможность действует, когда осуществляются крупные оптовые закупки.

Счёт-фактура может не оформляться, если покупатель не является налогоплательщиком НДС. Обе стороны сделки купли-продажи в таком случае должны подписать соответствующее соглашение.

Если продавец освобождён от НДС (такая возможность предусмотрена ст. 145 НК РФ), то он вправе оформлять счета-фактуры без НДС. Согласно законодательству фирмы или ИП могут поступать так в том случае, если они не реализуют подакцизные товары. Аналогичные действия возможны, если их выручка за три месяца подряд не более 2 млн р. Налогоплательщики должны выполнять следующие действия:

• уведомить ИФНС (налоговый орган) о намерении не платить НДС;
• применять освобождение не менее 12 подряд идущих календарных месяцев, если не создадутся условия утраты права на него;
• по окончании 12 календарных месяцев подтвердить в ИФНС, что в течение этого срока права на освобождение они не теряли, и подать уведомление о продлении товара на освобождение от уплаты НДС или отказаться от этого права.

СФ выставляется поставщиком заказчику после того, как товар (услуга) был принят. Существуют два способа направления этого документа:

• по почте;
• вместе с отгруженным товаром.

Таблица: виды счетов-фактур

Не стоит путать счёт-фактуру и товарную накладную.

Товарная накладная - документированное доказательство перехода в собственность того или иного товара.

Товарная накладная имеет ряд отличий от счёта-фактуры

Отличия данных документов друг от друга прослеживаются в следующем:

1. В оформлении. Накладная может быть составлена в свободной форме, тогда как счёт-фактура должна заполняться по предложенному законодательством образцу.
2. В назначении. Для вычета НДС используется только счёт-фактура. Накладная выступает доказательством того, что товар был передан заказчику.
3. В предъявлении претензий к поставщику. Заказчик может выставлять претензии на основании накладной. Счёт-фактура таким способом не используется.
4. В количестве предоставляемых экземпляров. Товарная накладная подписывается в двух экземплярах (продавцом и покупателем), тогда как счёт-фактура - только продавцом.

Помимо этого, счёт-фактура отличается и от счёта.

Счёт - это документированное уведомление об оплате товара/услуги, выдаваемое покупателю продавцом.

Если договор предполагает многоразовую услугу, например, ежемесячно в течение года, счёт может выписываться как на год, так и на каждый месяц по мере необходимости. Табличная часть документа должна иметь наименование позиции, её единицу измерения, количество, цену за единицу и сумму по каждой позиции. Кроме того, в счёте прописываются реквизиты, согласно которым необходимо перечислить денежные средства на счёт исполнителя.

Счёт не касается обязательств по НДС, он предназначен исключительно для создания платёжного документа

Существуют следующие отличия счёта от счёта-фактуры:

• счёт не касается обязательств по НДС;
• не определены сроки для выставления счёта (если только конкретные сроки не оговорены в договоре);
• счёт не является бланком строгой отчётности, предоставляемым ИФНС.

Видео: когда выставляется счёт-фактура

Порядок заполнения счета-фактуры, в том числе сводного и нулевого

Для учёта в налоговом органе счёт-фактура должен содержать подобного рода информацию:

1. Порядковый номер и дату составления.
2. Наименование продавца (поставщика), его адрес и идентификационные номера.
3. Наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.
4. Наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.
5. Название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.
6. Количество проданных товаров или объём оказанных услуг.
7. Валюту документа, которая используется при переводе денежных средств.
8. Цену за единицу товара или услуги без учёта налога.
9. Полную стоимость продаваемых товаров, оказанных услуг.
10. Налоговую ставку.
11. Сумму налога.
12. Полную стоимость товаров, оказанных услуг с учётом суммы налога.
13. Страну происхождения товара и номер таможенной декларации (только для импортных товаров).

Заполнить счет-фактуру может каждый бухгалтер, но чтобы сделать это грамотно, потребуются определённые знания. Бланк документа можно скачать .

Законодательством предусмотрена новая графа «1а» для фиксирования кода вида товаров

В 2018 г. счёт-фактура оформляется несколько иначе чем раньше:

• в бланке добавлена графа «1а» для кода вида товаров в соответствии с единой Товарной номенклатурой. Её должны заполнять только те организации, которые поставляют товары в страны ЕАЭС (Являющиеся участниками Евразийского экономического союза). При отсутствии таких товаров, в данной графе ставится прочерк;
• в бланк добавили графу для подписи уполномоченного лица, подписывающего счёт-фактуру за ИП. Ранее графы предусматривались только для подписей лиц, расписывающихся за руководителя или главного бухгалтера. Для более подробного ознакомления можно обратиться к постановлению Правительства РФ №981.

Образец для заполнения счёта-фактуры .

Таблица: некоторые нюансы оформления счёта-фактуры

Подробнее с правилами оформления счёта-фактуры можно ознакомиться .

В некоторых случаях допускается частичное принятие товара, например, при ненадлежащем качестве приобретённого. Отбракованный товар возвращается поставщику, а тот, в свою очередь, выписывает корректировочный счёт-фактуру на уменьшенный объём поставляемого товара. Покупатель в данной ситуации не выставляет счёт-фактуру (если товар не принят на учёт). Подробнее об этом далее.

Таблица: особенности нулевого и сводного счетов-фактур

Счёт-фактура при предоставлении услуг

Счета-фактуры используются бухгалтерами не только при продаже товара, оказании каких-либо работ, но и при предоставлении услуг. Это же касается и услуг по сдаче объекта в аренду.

В данном случае допускаются отступления от общих правил оформления, т. е.:

• не надо приводить наименование фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо товаров;
• когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующей графе ставится прочерк. Если единица всё-таки определяется, её наименование должно быть взято из классификатора ОК 015–94;
• акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза»;
• данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставится прочерк).

Наименование услуги, зафиксированное в счёте-фактуре, должно соответствовать той, что указана в договоре на её оказание. Образец счёта-фактуры на оказание услуги .

В случае предоставления услуг с НДС обязательно требуется оформление счёта-фактуры

Кто вправе подписать счёт-фактуру

Счёт-фактуру нужно подписать и заверить печатью организации. Эта обязанность лежит на руководителе и главном бухгалтере организации, поставляющей товары (или оказывающей услуги). Счёт-фактура может подписываться и другими людьми, уполномоченными на это руководством. В таком случае выписывается соответствующая доверенность (п. 6 ст. 169 НК РФ). Образец приказа . Для заверения документа могут использоваться печати обособленных подразделений и специальные печати «для счетов-фактур». Главное требование для них заключается в том, что они должны содержать обязательные данные.

К обязательным данным относятся:

• ИНН организации;
• полное наименование организации на русском языке;
• местонахождение организации (субъект РФ).

Если счёт-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, документ подписывается им же. ИП обязан указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации.

Ошибки допустимые и неприемлемые при выставлении счетов-фактур

В процессе заполнения документа могут возникнуть разного рода ошибки. Одни из них считаются незначительными (т. е. не повлияют на размер вычета по НДС), другие ошибки могут привести к тому, что счёт-фактура не будет принята налоговой службой.

К серьёзным ошибкам относятся следующие:

1. Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки вопросов не вызывают, но если ИНН и наименование указаны неверно, такой документ не примут.
2. Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена (в том числе указание другого товара).
3. Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Нередко допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчёты между организациями, или определении её кода. Арифметические ошибки в общем расчёте стоимости также недопустимы.
4. Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара.

Если счета-фактуры оформлены с серьёзными ошибками, налоговая служба не примет их на рассмотрение

Регистрация, учёт и хранение счетов-фактур

Законодательством РФ предусмотрен порядок и срок хранения счетов-фактур. Подшиваться они должны по мере выставления и поступления в хронологическом порядке. При этом может использоваться не только бумажная, но и электронная форма документа. Когда говорят об электронной форме, подразумевают подтверждения оператора и извещения покупателей о получении счёта-фактуры. Минимальный срок хранения такой документации составляет 4 года. В течение этого отрезка времени необходимо хранить также:

• журнал учёта счетов-фактур;
• книги покупок и продаж;
• заверенные копии бумажных счетов-фактур, полученные от посредников;
• таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем или главным бухгалтером организации (ИП);
• платёжные и прочие документы, подтверждающие уплату НДС, в отношении товаров, ввезённых на территорию РФ или импортируемых из ЕАЭС и т. д.

Законодательством предусмотрен минимальный срок хранения счетов-фактур, и равен он 4 годам

Полный список документов НДС зафиксирован в пунктах 10 и 11 постановления Правительства РФ №981. Выставленные, принятые и исправленные счета-фактуры необходимо регистрировать.

Действия с таким документом отражаются:

• в журнале учёта счёта-фактуры (реестре) в момент выставления и получения ();
• в книге продаж в момент отгрузки товара;
• в книге покупок в момент получения права на вычет.

Стоит иметь в виду, что на посредников, привлекаемых поставщиками, возлагается обязанность по ведению журнала учёта. Он может быть оформлен в бумажной или электронной форме. В число посредников также входят:

• экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
• застройщик, организующие строительство с привлечением подрядчиков.

В 2018 году вести журнал необходимо не только для фиксации деятельности в рамках договоров с посредниками, но для субагентских договоров и договоров субкомиссии (т. е. посредники могут пользоваться услугами других посредников), а также транспортная экспедиция и выполнение функций застройщика.

Помимо вышеназванных случаев, журнал ведётся:

• плательщиками НДС, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, а также лицами, освобождёнными от уплаты НДС;
• лицами, не являющимися плательщиками НДС.

В 2018 журнал учёта счетов-фактур вести не требуется, если:

• по условиям договора с заказчиком посредник включает в расходы стоимость товаров (работ, услуг), которые он приобрёл от своего имени;
• комиссионер (агент) реализует товары работы (услуги) неплательщикам НДС или покупателям, которые освобождены от НДС и не составляют счета-фактуры с их согласия;
• комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учёте в российских ИФНС.

С примером того, как ведётся журнал, можно ознакомиться .

В обязательном порядке у плательщиков НДС должны быть заведены книги покупок и продаж. При этом налогоплательщик может по своему усмотрению выбрать подходящий ему способ ведения: электронный или бумажный формат. В случае с бумажным вариантом книг до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, руководителю или ИП необходимо внести свою подпись. Страницы нумеруются и прошнуровываются, после чего скрепляются печатью организации. В случае электронного оформления ИП или руководитель фирмы подписывают своей цифровой подписью только при необходимости их передачи в ИФНС. Бланк книги покупок для ознакомления.

Таблица: изменения в оформлении книг покупок и продаж в 2018 г

Бланк книги продаж можно посмотреть .

Особенности при получении счёта-фактуры в электронной форме (ЭСФ)

Счёт-фактура может выставляться в электронном формате. Для этого требуется взаимное согласие участников сделки, а также необходимые технические средства, при помощи которых происходит приём и обработка электронных счетов-фактур. Согласие выражается в специальном соглашении, которое составляется в свободной форме.

В соглашении надо указать следующие моменты:

1. Название бланка.
2. Дату и место составления.
3. Реквизиты сторон.
4. Подтверждение того, что стороны будут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде.
5. Указание на то, что должно быть выполнено требование приказа №174н о подписании документов УКЭП.
6. Ссылки на законодательные документы, устанавливающие порядок взаимодействия сторон при электронном документообороте.
7. День вступления соглашения в силу.
8. Срок действия соглашения.
9. Подписи сторон, печати.

Электронный счёт-фактура поступает заказчику в кратчайшие сроки

Электронный счёт-фактура (ЭСФ) - это файл в формате XML, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Утверждён данный формат ФНС РФ приказом от 24.03.2016 № ММВ-7–15/155@. Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи обращаются в удостоверяющий центр. Помимо этого, необходимо заключить договор с одним из операторов электронного документооборота, перечень которых размещён на сайте ФНС. Далее можно приступать к работе с ЭСФ. Одним из достоинств использования ЭСФ является то, что в электронном виде проще вносить изменения в счета-фактуры, исправлять, корректировать документ.

Таблица: как происходит обмен ЭСФ

Аннулирование счетов-фактур и внесение в них изменений

Если счёт-фактура оформлен с ошибками (например, в реквизитах) или требуется заменить данные (количество товаров и т. д.) в связи с изменениями условий сделки, возникает необходимость в аннулировании данного документа. Это возможно с помощью корректировки (выставления корректировочного счёта-фактуры) или исправления (выставления исправительного счёта-фактуры).

В ряде случаев возникает необходимость в аннулировании счёта-фактуры

Корректировочный счёт-фактуру выставляют в таких случаях:

• при изменении стоимости товаров и услуг;
• при недостаче товара (когда товар приходит в одном количестве, а в счёте-фактуре указано большее количество);
• при обнаружении брака (когда часть товара повреждена).

Корректировочный счет-фактура оформляется дополнительно к первоначальному документу.

При возврате бракованной продукции оформляется корректировочный счёт-фактура

Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 №981 официально зафиксировало право налогоплательщиков добавлять в корректировочный счёт-фактуру любые строки и графы.

Исправительный счёт-фактура выставляется в следующих ситуациях:

• когда имеются ошибки технического плана (в документе зафиксирован неточный адрес);
• когда имеются арифметические ошибки.

Если ошибки не искажают зафиксированную в документе информацию, то нет необходимости оформлять новый экземпляр счёта-фактуры. В исправительном счёте-фактуре в строке 1а («исправление») указывается порядковый номер и дата исправления «первичного» документа. Образец исправительного счёта-фактуры . Продавец должен выполнить следующие действия:

1. Аннулировать запись об ошибочном счёте-фактуре.
2. Зарегистрировать правильный образец.

Если это происходит в рамках текущего налогового периода (квартала), то запись аннулируется в самой книге, а если по истечении - в дополнительном листе.

Особенности заполнения счетов-фактур при возврате товара

Нередко товар возвращается обратно продавцу (из-за ненадлежащего качества и т. д.), что должно быть отражено в учёте. Накладная в таком случае является основным документом.

Образец заполнения счёта-фактуры на возврат товара зависит от того, принят возвращаемый товар на учёт или нет.

Если товар принят, производится следующий порядок действий:

1. Оформляется обычный счёт-фактура на обратную реализацию товара.
2. Продавец и покупатель меняются местами, а товар возвращается в исходную точку.

Если заказчик (покупатель) намеревается вернуть товар, не состоящий на учёте, действуют следующим образом:

1. На основании полученного счёта-фактуры покупатель возвращает всю партию поставщику. Продавец не оформляет счёт-корректировку, а просто уменьшает стоимость отгруженных товаров на сумму возврата.
2. Покупатель не оформляет вычет НДС, так как входящий счёт-фактура не был зарегистрирован. Продавец же имеет право на вычет, для этого счёт-фактуру необходимо внести в книгу покупок (по факту получения от покупателя возврата партии товара).

Бракованный товар при возврате продавцу должен быть учтён надлежащим образом

Нередки ситуации, когда оформляется частичный возврат продукции (часть товара не соответствует требованиям). Корректировкой поставки в этом случае занимается поставщик:

1. В книге покупок покупатель регистрирует товар, признанный качественным.
2. Продавец предоставляет покупателю счёт-корректировку. На сумму НДС по возвращённому товару продавец может оформить вычет НДС. Но для этого корректировку нужно провести в том квартале, в котором покупатель сделал возврат товара.
3. Полученный от продавца счёт-корректировку в книге покупок покупатель может не регистрировать. Уточнение суммы осуществляется на основании справки-расчёта, оформленного при возврате товара (сумма поставки за минусом стоимости возврата, выделенный НДС по каждой позиции).

В том случае, если покупатель, возвращающий товар, использует упрощённый режим налогообложения, то процедурой оформления документа занимается продавец.

Видео: счета-фактуры при возврате

Для правильного заполнения счёта-фактуры нелишним будет ознакомиться с постановлениями Правительства РФ и Налоговым кодексом, регулирующими процедуру оформления документа поставщиком (продавцом) заказчику (продавцу). В том случае, если в журналах покупок и продаж организацией зафиксированы неверные данные, лицо, ответственное за выполнение этих обязанностей, должно аннулировать счёт-фактуру и произвести изменения в записи. В этом случае оформляется либо корректировочный счёт-фактура, либо исправительный. Действия зависят от периода, в котором существовал счёт-фактура, требующий аннулирования, записи производятся в самих журналах или в дополнительных листах к ним.

Счет-фактура - это документ строго установленного образца, который выписывается продавцом покупателю после отпуска товара и служит основанием для принятия к вычету или возмещению налога на добавленную стоимость.

В соответствии со ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры и вести на их основе журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, если операции подлежат налогообложению. Типовая форма счета-фактуры и Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур при расчетах по НДС утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 2.12.2000 г. № 914. Законодательство допускает изменение внешнего вида бланка счета-фактуры, но при этом не должны нарушаться последовательность расположения и числа показателей, указанных в его типовой форме.

Пункт 5 ст. 169 Налогового Кодекса РФ строго регламентирует содержание счета-фактуры.

Бланк счета-фактуры должен отражать:

1). Порядковый номер и дату выписки счета-фактуры;

2). Наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3). Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4). Номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5). Наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6). Количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности ее указания);

7). Цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8). Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

9). Сумма акциза по подакцизным товарам;

10). Налоговая ставка;

11). Сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12). Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

13). Страна происхождения товара;

14). Номер таможенной декларации.

Графы 13 и 14 заполняются в случае, если Россия не является страной происхождения товара. Продавец, реализующий эти товары, несет ответственность только за совпадение информации в его счетах-фактурах тем сведениям, которые указаны в сопроводительных документах на данный товар.

Заполненный бланк счета-фактуры должен быть заверен подписями руководителя и главного бухгалтера или других уполномоченных на то лиц.

Индивидуальный предприниматель, выставляя счет-фактуру, должен помимо своей подписи поставить под ней реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации. Однако, следует помнить о том, что в случае, когда организация работает по упрощенной системе налогообложения (не является налогоплательщиком НДС), составление счета-фактуры не требуется.

Счет-фактура является документом, который применяется исключительно для целей налогового контроля, поэтому желательно строго соблюдать установленный для счета-фактуры образец - иначе не избежать проблем с налоговыми органами.

См. также:

Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Последние изменения в бланк счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры были внесены в 2017 году. Напомним о них.

Счет-фактура с 01.07.2017

Сначала в форму счета-фактуры, а также корректировочного счета-фактуры был добавлен новый показатель (Постановление Правительства от 25.05.2017 № 625). Он размещен после строки «Валюта: наименование, код» и называется «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Заполнять эту строку нужно при выставлении счета-фактуры в рамках:

• госконтракта на поставку товаров (работ, услуг);
• договора (соглашения) о предоставлении субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал из федерального бюджета.

Здесь следует указывать идентификатор таких контракта или договора (соглашения) в случае присвоения идентификатора.

Счет-фактура с 01.10.2017

Второе обновление счета-фактуры в 2017 году принесло сразу несколько изменений (Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 N 981):

• появилась новая графа 1а «Код вида товара». В ней российские экспортеры товаров в страны ЕАЭС должны указывать код вида товара. Определяется такой код по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если нет необходимости заполнять эту графу, в ней ставится прочерк;
• в строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» были добавлены слова «(при наличии»);
• графа 11 стала называться «Регистрационный номер таможенной декларации» (вместо «Номер таможенной декларации»). Раньше в ней указывался соответствующий номер по товарам, произведенным за пределами РФ. Теперь же ее надо заполнять и в отношении товаров, выпущенных таможней для внутреннего потребления на территории ОЭЗ в Калининградской области;
• в нижней части счета-фактуры указано, что подписывает его ИП или иное уполномоченное лицо. То есть больше не должно возникать споров относительно того, может ли предприниматель делегировать свои права по подписанию счетов-фактур кому-либо другому.

Аналогичные изменения были внесены и в форму корректировочного счета-фактуры. Кроме того, закреплено, что в дополнительных строках корректировочного счета-фактуры можно указать дополнительную информацию.

Такая форма счета-фактуры применяется с 01.10.2017.

Скачать бланк счета-фактуры можно через систему КонсультантПлюс .

Счет-фактура в 2019 году

В течение 2018 года счет-фактура не менялся, а значит, и в 2019 году нужно применять форму, используемую с 01.10.2017.

Оформление счета-фактуры при совершении сделок купли-продажи или оказании услуг необходимо для учета НДС, поскольку именно в этом документе отражается сумма налога на проданный товар, благодаря чему появляются основания произвести вычет.

При этом счет-фактура не является первичным документом и не подтверждает факт передачи товара, а выступает лишь в роли сопутствующего документа при совершении сделки.

Когда необходимо ее оформление

Все поставщики и покупатели, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут строгий учет выданных и полученных счетов-фактур и регистрируют их в специальном журнале. Помимо этого, при продаже товаров поставщик регистрирует выписанный документ в , покупатель заносит его в книгу покупок. На основании этих записей в конце отчетного периода заполняется и уплачивается налог.

Что такое счет фактура рассмотрено в следующем видео сюжете:

Счет-фактуру можно не оформлять , если организация не является плательщиком НДС, но в этом случае подразумевается письменное согласие обеих сторон с тем, что подтверждение уплаченного в стоимости товара НДС не требуется.

Однако, если организация не является плательщиком налога, но выступает в сделке с третьими лицами в качестве посредника или налогового агента, то счет-фактуру она все равно обязана выписать.

Сроки , установленные законодательством для оформления счета-фактуры, составляют пять дней с момента отгрузки товара или оказания услуги. Если она выписывается на авансовый платеж , то в течение пяти дней с даты получения аванса.

Под заполненным бланком ставят подписи руководитель организации и главный бухгалтер. Если не предусматривает должности бухгалтера, то вторая подпись не требуется. В случаях, когда документ оформляется в электронном виде, подписывается он посредством электронно-цифровой подписи только руководителем. Поле для второй подписи в этом случае не предусмотрено.

Образец заполнения счет-фактуры

Когда необходимо оформление данного документа рассказано в данном видео уроке:

Законодательное регулирование

Поскольку счет-фактура относится к строго регламентированным формам документов , для нее законодательно предусмотрена специальная форма бланка и правила его заполнения.

Основные требования к ее заполнению перечислены в Ст. 169 НК РФ. Правила заполнения и требования к оформлению регламентированы Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011, в которое были внесены изменения и дополнения в 2014 и 2017 годах. Типовая форма бланка предусмотрена Приложением 1 к ПП 1137.

Правила ведения журнала полученных и выписанных счетов фактур, а также книги покупок и книги продаж регламентируются Постановлением Правительства №914 от 02.12.2000. Помимо этого при разрешении спорных вопросов относительно правил заполнения можно руководствоваться разъяснительными письмами МНС и судебной практикой по этому вопросу.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок и правила оформления

Заполнение бланка счета-фактуры можно условно разделить на две части – заполнение шапки документа и внесение данных непосредственно в таблицу.

Шапка включает в себя номер документа и информацию о сторонах сделки и состоит из следующих полей:

• 1 – номер документа . Присваивается в порядке сквозной нумерации в соответствии с принятой учетной политикой. Обычно применяется последовательная нумерация, однако допустимо резервирование номеров. Главной задачей в данном случае является не допустить существования документов с повторяющимися номерами.
• 1а – предназначено для указания номера исходного документа , в который вносятся изменения. Используется только при оформлении исправительной счет-фактуры, в остальных случаях не заполняется.
• 2 – наименование продавца . Допустимо указание как полной, так и сокращенной формы названия организации.
• 2а – юридический адрес продавца, указанный в учредительных документах.
• 2б – и КПП (при наличии) продавца.
• 3 – грузоотправитель и его адрес. Если не задействовано обособленное подразделение и адрес совпадает с адресом продавца, допустимо писать «он же». В противном случае указывается адрес подразделения.
• 4 – грузополучатель и его адрес.
• 5 – номер платежного документа , на основании которого перечисляются денежные средства.
• 6 – наименование покупателя (полное или сокращенное).
• 6а – адрес покупателя .
• 6б – ИНН и КПП покупателя.
• 7 – наименование валюты сделки и ее международный код.

В случае освобождения от обязательств по уплате налога или отражении в счете-фактуре товара, облагаемого НДС по ставке 0% в графах 7 и 8 нужно указать «Без НДС».

Следует помнить, что для авансовых платежей также оформляется счет-фактура, даже в тех случаях, когда товар будет отгружен в том же отчетном периоде и, соответственно, появится право на получение вычета. Процедура оформления для авансовых платежей точно такая же, документу присваивается номер в соответствии с принятым порядком нумерации и регистрируется в книге покупок. Сведения о грузополучателе, грузоотправителе, стоимости и количестве товара в этом случае не заполняются.

Внесение исправлений в документ

В случае выявления ошибки в счете-фактуре, необходимо ее исправить путем оформления другого бланка документа, исправительного или корректировочного, в зависимости от вида ошибки.

Если ошибка не подразумевает изменения сути первоначальной сделки, а является арифметической, технической или орфографической, то оформляется исправительная счет-фактура, в графе 1а вписывается номер и дата исходного документа, в который вносятся изменения.

Если технически первоначальный документ оформлен верно, но после его выдачи было принято решение об изменении первоначальных условий сделки, главным образом цены, составляется корректировочная счет-фактура , для которой предусмотрена отдельная форма бланка. При оформлении такого документа потребуется подтверждение согласия обеих сторон на вносимые изменения.

Правилам заполнения корректировочной счет фактуры в 1С посвящен следующий видеоматериал:

Использование счет фактуры индивидуальными предпринимателями

Особенностью заполнения формы бланка для индивидуального предпринимателя является необходимость указывать номер свидетельства государственной регистрации предпринимательской деятельности. Вторая подпись, предусмотренная для , в этом случае не обязательна, если предприниматель работает один и не имеет в штате бухгалтера.

Отдельные затруднения могут возникнуть при необходимости оформления документов на основании , например при организации работы в другом регионе, где предприниматель не имеет возможности лично поставить свою подпись. В этом случае требуется подтверждение его личности посредством указания номера регистрации, однако доверенное лицо не имеет права делать это от его имени. На этом основании налоговая инспекция часто отказывается принимать такие документы. В таких случаях надежнее всего использовать ЭЦП вместо личной подписи, чтобы не прибегать к посредничеству доверенного лица при выдаче счетов-фактур.

Нюансы оформления обособленными подразделениями предприятия

Также свои особенности имеются в заполнении бланка обособленными подразделениями . Поскольку, согласно налоговому законодательству, подразделение не является самостоятельным плательщиком налога, головное отделение централизованно уплачивает его в налоговый орган по месту своей регистрации. Для этого должна быть обеспечена единая последовательная нумерация счетов-фактур всей организации, в том числе и ее обособленных подразделений. Поэтому должен быть организован способ единой нумерации, закрепленный в учетной политике. Подразделение в этом случае может выделять свои номера посредством добавления к порядковому номеру документа номера своего офиса через слэш (/).

По этой же причине в качестве продавца должно быть указано наименование головного отделения, однако грузоотправителем в этом случае будет подразделение. Все реквизиты, необходимые для указания в документе, будут также принадлежать головному отделению, за исключением КПП, поскольку его подразделение может указывать свой.

Развернутый ответ на вопрос, является ли счет-фактура первичным документом или нет, дает Наталья Горбова, руководитель направления обучения налогового учета и отчетности , член Палаты налоговых консультантов.

Общие правила составления счетов-фактур

Счет-фактура относится к категории важных документов по нескольким причинам. Когда нам необходимо начислить сумму НДС в бюджет, мы действуем по определенной схеме. Сначала НДС необходимо начислить, потом принять к вычету сумму НДС, а затем, если возникают некоторые обстоятельства, сумму НДС нужно восстановить. И на всех этих стадиях первым документом фигурирует счет-фактура. От того, как мы его составим, зависит каждый показатель в нашей формуле, потому что в конечном итоге он находит отражение в налоговой декларации.

Сначала счет-фактура (если речь идет об НДС начисленном) регистрируется в книге продаж и далее переносится в раздел 9 декларации. Одна ошибка в счете фактуре — и вы неправильно начисляете НДС. Далее нужно вычесть сумму НДС, которая принимается к вычету, опять же по счету-фактуре. Дальше счет-фактуру, как правило, регистрируют в книге покупок, а затем данные переносятся в раздел 8 декларации. Это значит, что в случае допущения какой-либо ошибки в счете-фактуре вы неправильно применяете вычет. Если вы увеличиваете сумму вычета, то возможны штрафные санкции.

Третий показатель — сумма НДС в бюджет увеличивается на сумму восстановленного НДС. Частая ситуация: мы восстанавливаем преимущественно по счету-фактуре, который регистрируем в книге продаж, и далее отражаем этот показатель в разделе 9 декларации.

Основные правила оформления счетов-фактур

Составлять счет-фактуру обязаны:

• все плательщики НДС, если они совершают операции, которые являются объектом налогообложения;
• лица, которые пользуются освобождением от НДС в соответствии со , НК РФ;
• налоговые агенты за своего поставщика.

В отдельную категорию можно отнести лиц, которые осуществляют посреднические операции — как применяющих общий режим налогообложения, так и УСН или иной спецрежим. Они могут быть в названных категориях.

Не составляют счет-фактуру:

• лица, совершающие операции, которые не являются объектом налогообложения;
• организации и предприниматели, которые заняты розничной торговлей, общественным питанием, выполнением работ (оказанием услуг) для населения за наличный (безналичный) расчет при условии выдачи кассового чека или иного документа установленной формы;
• лица, которые применяют специальные налоговые режимы (за некоторыми исключениями);
• с 1 октября 2014 года — при наличии соответствующего письменного согласия сторон сделки при реализации ТРУ лицам, не являющимся плательщиками НДС либо освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика по ст. 145, ст. 145.1 НК РФ.
• при получении суммы аванса в счет предстоящих поставок ТРУ: с длительным производственным циклом; с облагаемых по ставке 0%; не облагаемых по .

Итак, в некоторых случаях закон не требует составлять счет-фактуру, но иногда неплательщик проявляет инициативу и выставляет счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Возникает вопрос: вправе ли плательщик (то есть вторая сторона сделки) принять сумму НДС к вычету, если продавец не является плательщиком НДС, но выставил счет-фактуру с выделенным налогом?

Вычет возможен в ситуациях, когда:

• продавцом выступает спецрежимник;
• продавец освобожден от НДС по (то есть осуществляет операции, которые не облагаются НДС);
• операция не является объектом обложения НДС (часто это те операции, которые не признаются операциями реализации по ).
• неплательщик НДС, выставляя счет-фактуру с выделенным налогом, должен уплатить этот налог в бюджет (). Но это спорный момент с вероятностью риска 50 на 50. Существует мнение, что организация не вправе по такому счету-фактуре принять сумму НДС к вычету. Серьезный аргумент в пользу того, что компания вправе это сделать — определение конституционного суда. Организация вправе принять сумму НДС к вычету, но далеко не все суды решают этот вопрос в пользу налогоплательщиков. Поэтому, если сложилась подобная ситуация, стоит заручиться поддержкой контролирующих органов и быть готовым к тому, что свою позицию придется отстаивать в суде.

Срок выставления счета-фактуры

Срок — не позднее пяти календарных дней со дня наступления следующих событий (): получения оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок ТРУ, передачи имущественных прав; отгрузки ТРУ; передачи имущественных прав.

Что такое корректировочная счет-фактура?

Корректировочная счет-фактура составляется в особых случаях — в тех случаях, когда в первичном счете-фактуре просто произошли изменения в стоимости. Например, в связи с определенными обстоятельствами стоимость увеличилась.

Корректировочная счет-фактура составляется в течение пяти календарных дней с даты составления первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Важный момент заключается в том, что стороны договора согласились на изменение суммы. Поэтому до составления корректировочного счета-фактуры необходимо согласовать новую цену. Нельзя сначала выставить корректировочную счет-фактуру, а потом согласовывать соответствующую сумму.

Документами, которые подтверждают согласие покупателя на изменение стоимости ТРУ, являются: договор, соглашение, дополнительное соглашение или иной первичный документ; в случае недопоставки товаров, первичным документом может быть акт об установлении расхождения по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2) или товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

5 недопустимых ошибок в счете-фактуре

Из-за некоторых ошибок налоговая может снять вычет. Таким образом, сумма налога, которую нужно будет заплатить, увеличится.

Какие ошибки недопустимы?

• Ошибки, не позволяющие определить, кто именно является продавцом или покупателем (ошибки в наименовании, адресе, ИНН покупателя или продавца). То есть ситуации, когда наименование полностью искажено.
• Ошибки, не позволяющие определить, какой именно товар (услуга) приобретен.
• Ошибки, не позволяющие определить, сколько стоят товары (работы, услуги) или какая сумма предоплаты была получена (в авансовом счете-фактуре). Часто допускаются арифметические ошибки в расчете стоимости товаров.
• Ошибки, не позволяющие точно определить ставку НДС по товару. Типичная ошибка: вместо ставки 10% автоматически указывается ставка 18%. Либо по товарам, облагаемым 0%, указывается ставка 18%.
• Ошибки, не позволяющие определить сумму налога.

Счет-фактура: образец заполнения

Правила заполнения счета-фактуры (его бумажной формы) регламентируются Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137 . В нем утверждены порядок заполнения счетов-фактур, форма документа, форма корректировочных и исправленных счетов-фактур, форма журнала учета и книг покупок и продаж.

Счет-фактуру подписывает или руководитель и главный бухгалтер, или иные лица, уполномоченные на подписание счетов-фактур доверенностью или приказом по организации (в расшифровке подписи указывается их Ф.И.О.).

Нумерация счетов-фактур

• Номер указывается в строке 1.
• Номер присваиваются в порядке возрастания в хронологической последовательности.
• Период возобновления нумерации счетов-фактур — на усмотрение организации (месяц, квартал, год).
• Номер надо дополнять через «/» цифровыми индексами в случае составления счета-фактуры обособленным подразделением, участником простого товарищества или доверительным управляющим по товарам (работам, услугам), реализуемым в рамках соответствующего договора.